Systemer til din forening – Optimer administration, kommunikation og økonomi
Det kan være vanskeligt at vælge den rette løsning eller den gode kombination af IT-systemer, når det kommer til din forening. Her har vi listet nogle områder, som du særligt skal have i fokus på, når du tænker IT ind i digitaliseringen af din forening.
Der er mange kombinationsmuligheder, og det er en fordel at tænke mulighederne sammen. Har din forening behov for en ny hjemmeside, så se også på medlemssystemer med indbyggede hjemmesider. Har I behov for et nyt regnskabssystem, skal I vurdere om I burde anskaffe et medlemssystem med et indbygget regnskabsprogram. Hele paletten af systemer skal medtænkes, når I begynder at se på den enkelte del.
Computere og udstyr
Det er det absolut vigtigste udgangspunkt at have computere og tilbehør der spiller som det skal. Det fungerer ikke at side med gamle computere, som ikke har de optimale funktioner der skal til, for at anvende nyere programmer optimalt.
Det kan være en dyr omgang at udskifte alle computere m.m., hvilket kan være grunden til, at virksomheder trækker denne beslutning længere, end hvad der egentlig er sundt for virksomheden. Køb brugt IT-udstyr til administrationen af din virksomhed. Som forening er din hardware den vigtigste forbindelse imellem jer og nuværende, samt fremtidige foreningsmedlemmer.
Medlemshåndtering
Registrering af medlemmer, bestyrelse, trænere, instruktører og andre frivillige, er ikke nemt, hvis man ikke har skabt en ordentlig database for informationen. Det kan i lige så høj grad være administrationen af aktiviteter, tilmeldinger og betalinger, der kan være det store problem.
ERP står for Enterprise Resource Planning og er et system, som bruger alle de data, der er omkring virksomhedens ressourcer til at planlægge og udarbejde diagrammer og overskuelig data, som beskriver virksomhedens interne aktiviteter. Find en ERP-leverandør og få hjælp til at implementere et system, der hjælper dig til at kontrollere data omkring marketing, salg og service, logistik og distribution, medarbejdere og økonomi.
Kommunikation
Nyhedsformidling er supervigtig, når det kommer til din forening. Du skal sende mails ud til mange mennesker og forskellige grupperinger af forenings medlemmer og frivillige. Der er altså både en ekstern og intern kommunikation, som der skal være styr på. Kommunikationen skal være korrekt, men den skal også være effektiv og ikke tage for meget tid.
Man kan vælge at benytte mange forskellige måder at kommunikere på. Det er svært at undlade nogle metoder, for de bruges ofte til forskellige målgrupper og beskedsgivninger. Telefon, mail og sociale medier er nok de mest anvendte metoder, som også klart anbefales.
Regnskab og betaling
Som i alle andre virksomheder, skal der håndteres en masse betalinger og kontingenter. Der er flere penge der både bevæger sig ind og ud af virksomheden, og det er vigtig med nogle gode systemer, der skaber et komplet overblik.
Det er samtidig vigtigt at have styr på dette, så man lovpligtigt han fremvise et komplet årsregnskab. Som sportsforening er der også ting som tilskud og sponsorer, der har en vigtig betydning for virksomhedens overlevelse. Dette er også penge, man skal sikre sig, ender de korrekte steder, så de i sidste ende bliver brug til de ting, der er aftalt i forhold til tilskud eller sponsorater.